Vår integritetspolicy

Inledning

Din personliga integritet och säkerhet för personuppgifter är viktigt för Ogunsen AB och dess dotterbolag (nedan “Ogunsen”, “vi”, “oss”) som ansvarar för att se till att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt, i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Women Executive Search in Sweden AB omfattas inte av denna policy.

Denna Integritetspolicy beskriver Ogunsens behandling av personuppgifter.
Vi ber dig att noggrant läsa igenom Integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

Tillämpningsområde

Denna Integritetspolicy avser personuppgiftsbehandling för vilken Ogunsen är personuppgiftsansvarig, dvs. i de fall Ogunsen har bestämt ändamål och medel för behandlingen.

Integritetspolicyn reglerar hur Ogunsen samlar in och behandlar personuppgifter för vårt tjänsteutbud som är konsultuthyrning, rekrytering och annan därmed förenlig verksamhet. Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för andra som såsom referenter och kontaktpersoner hos kunder och leverantörer

För dig som är kandidat

Referenspersoner

I syfte att kunna genomföra väl underbyggda rekryterings- och konsulttillsättningsprocesser kommer Ogunsen att behandla personuppgifter om dig som är referens. Vi använder den digitala tjänsten Refapp i vår referenstagning.

Vi behandlar ditt namn, ditt telefonnummer, din email, din IP-adress och de personuppgifter som berör dig i det omdöme du lämnar såsom referens åt en av våra kandidater. Denna personuppgiftsbehandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att säkerställa att kandidaten är lämplig för tjänsten eller uppdraget

Med hänsyn till din integritet har Ogunsen som rutin att sammanfatta samtliga referenters utlåtande och anonymisera dessa i en referensrapport vilken skriftligen eller muntligen delges kund i aktuellt uppdrag. Dina personuppgifter sparas i 2 år efter det att den aktuella tjänsten tillsatts.

Kontaktperson hos kund

Att upprätthålla affärsrelationer med kunder är en viktig del av Ogunsens verksamhet. Ogunsen behandlar endast personuppgifter om kontaktpersoner hos kunder som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av våra tjänster samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer. Sådana personuppgifter är t.ex. namn, titel och kontaktuppgifter. För att kunna ingå och hantera avtal med våra kunder behandlar Ogunsen, såsom personuppgiftsansvarig, personuppgifter tillhörande företrädare för kunden. Grunden för denna behandling är Ogunsens berättigade intresse att ingå och fullfölja avtalet med kunden.

Som huvudregel sparar vi kunduppgifter för ändamålen som vi angett ovan så länge som kundförhållandet består och i upp till 12 månader därefter. Vi kan även komma att spara dessa uppgifter längre för vissa ändamål, exempelvis för bokföringsändamål. Ogunsen kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i kundavtal samt uppgifter om affärshändelser under avtalstiden och därefter för tio år.

Dina personuppgifter kan komma att användas för marknadsföringsändamål. I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

Kontaktperson hos potentiell kund

Att upprätta affärsrelationer med nya kunder utgör en del av Ogunsens kärnverksamhet. I syfte att kunna kontakta dig som företrädare för en potentiell kund för att erbjuda våra tjänster samlar Ogunsen in personuppgifter om dig, såsom t.ex. namn, titel, e-postadress, telefonnummer och uppgift om tidigare arbetsgivare (om du varit kund tidigare). Uppgifterna, som vi samlar in via vår hemsida, interna nätverk, bolags hemsidor, offentliga register och sociala medier, lagras i vårt CRM-system med målet att Ogunsen ska kunna upprätta en affärsrelation med det bolag som du representerar.

Behandlingen av dina personuppgifter stödjer sig på Ogunsens berättigade intresse av att kunna upprätta affärsrelationer och utveckla våra tjänster.

Ogunsen kommer att behandla dina personuppgifter till dess att de inte längre behövs för att uppfylla ovanstående ändamål eller till dess att du begär att inte längre finnas med i vårt CRM-system. Om en affärsrelation inte har utvecklats inom ett år från det att Ogunsen tog den första kontakten och det inte längre pågår någon dialog kommer dina personuppgifter att raderas.

Dina personuppgifter kan komma att användas för marknadsföringsändamål. I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

Kontaktperson hos leverantör

Ogunsen behandlar endast personuppgifter om kontaktpersoner hos leverantörer som är nödvändiga för avtalsrelationen såsom t.ex. namn, titel och kontaktuppgifter. Grunden för denna behandling är bolagets berättigade intresse att ingå och fullfölja avtalet med leverantören. Som huvudregel sparar vi personuppgifterna så länge som avtalsförhållandet består. Men vi kan även komma att spara dessa uppgifter längre för vissa ändamål exempelvis för bokföringsändamål. Ogunsen kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser under avtalstiden och därefter för tio år.

Dina personuppgifter kan komma att användas för marknadsföringsändamål. I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

Användning av e-post

För att underlätta kommunikation och kunna kommunicera effektivt med våra kandidater, referenspersoner, kunder, leverantörer och övriga intressenter använder Ogunsen e-post. Behandling av personuppgifter i e-post sker med stöd av samtycke, avtal eller berättigat intresse.

Du bör inte skicka känsliga personuppgifter eller integritetskänsliga uppgifter till oss via e-post. Våra e-postkonton rensas regelbundet i enlighet med våra riktlinjer för e-post. Personuppgifter som förekommer i e-post kan komma att överföras till andra register och system inom Ogunsen.

Skyddet för personuppgifter

Ogunsen har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse.

Ogunsens anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa Ogunsens regler för dataskydd, informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

Ogunsen som personuppgiftsbiträde

Det kan förekomma situationer där Ogunsen, vid utförandet av vissa tjänster, inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde till Ogunsens kund. Så är t.ex. fallet vad gäller tjänsterna Second Opinion och Teamutveckling.

När Ogunsens behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av den personuppgiftsansvarige och Ogunsen är då bundet av de instruktioner som Ogunsen fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan Ogunsen inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men Ogunsen kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.

Dina rättigheter

Det är vår skyldighet att endast behandla personuppgifter som är korrekta, relevanta och nödvändiga med beaktande av våra legitima ändamål, och du har rätt att kontrollera att så sker.

Du har vissa rättigheter enligt dataskyddsförordningen när det gäller dina personuppgifter.

• Rätt att återkalla samtycke – Du har rätt att återkalla ditt samtycke som du lämnat för behandling av personuppgifter. Ett återkallande av samtycke påverkar dock inte lagligheten av den behandling som ägde rum innan ditt samtycke återkallats.
• Rätt till tillgång – Du har rätt att få information om vår behandling av dina personuppgifter. Sådan information ges genom denna Integritetspolicy. Du har även rätt att få tillgång till en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig, s.k. registerutdrag.
• Rätt till rättelse – Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga uppgifter genom att tillhandahålla information.
• Rätt till radering – Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta brukar kallas “rätten att bli bortglömd”. Rätten till radering är dock villkorad och en begäran kan lämnas utan åtgärd.
• Rätt till begränsning – Under visa omständigheter har du rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Rätten till begränsning är dock villkorad och en begäran kan lämnas utan åtgärd.
• Rätt till dataportabilitet – Du har rätt att få ut personuppgifter du lämnat till oss (eller begära överföring av uppgifterna direkt från oss till en ny personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt) i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
• Rätt att invända – Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter om behandlingen grundar sig en intresseavvägning, om du inte anser att Ogunsen har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifterna. Rätten att invända gäller också behandling av personuppgifter för direkt marknadsföring.

Läs gärna mer om rättigheterna här: https://www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/

Vill du utöva någon av dessa rättigheter eller har frågor kring detta, vänligen kontakta vårt dataskyddsombud på dataskydd@ogunsen.se.

Du har även rätt att när som helst inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att Ogunsen behandlar dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Ändringar i denna Integritetspolicy

Ogunsen förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i början av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webbplatsen. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar.