SJR:s integritetspolicy

För kandidater, kunder, leverantörer och andra intressenter.
Giltig från och med 2021-09-27

Inledning

Din personliga integritet och säkerhet för personuppgifter är viktigt för SJR in Scandinavia AB och dess dotterbolag (nedan “SJR”, “vi”, “oss”) som ansvarar för att se till att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt, i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Women Executive Search in Sweden AB omfattas inte av denna policy.

Denna Integritetspolicy beskriver SJR:s behandling av personuppgifter.
Vi ber dig att noggrant läsa igenom Integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Inom SJR-koncernen kan följande bolag vara personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter:

  • SJR in Scandinavia AB, org.nr 556443-2929
  • SJR in Sweden AB, org.nr 556652-3980
  • SJR IT in Scandinavia AB, org.nr 559125-2381
  • Ogunsen AB, org.nr 556735-4427

Bolagen har ett gemensamt dataskyddsombud och du behöver endast använda en kontaktväg om du har frågor angående SJR:s personuppgiftsbehandling. Vid frågor är du välkommen att kontakta oss på dataskydd@sjr.se.

 

Tillämpningsområde

Denna Integritetspolicy avser personuppgiftsbehandling för vilken SJR är personuppgiftsansvarig, dvs. i de fall SJR har bestämt ändamål och medel för behandlingen.
Integritetspolicyn reglerar hur SJR samlar in och behandlar personuppgifter för vårt tjänsteutbud som är konsultuthyrning, rekrytering och annan därmed förenlig verksamhet. Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för andra som såsom referenter och kontaktpersoner hos kunder och leverantörer

För dig som är kandidat

Vilka personuppgifter vi behandlar i ditt kandidatkonto och hur de samlas in

När du går med i SJR:s kandidatnätverk och registrerar ett kandidatkonto hos oss så kommer du att lämna viss information om dig själv till oss som vi kommer att lagra i vår kandidatdatabas. De personuppgifter som behandlas när du registrerar ett kandidatkonto är namn, e-postadress, telefonnummer och uppgifter i CV och personligt brev. Om du vid registreringen har valt att hämta dina personuppgifter från LinkedInprofil så kommer SJR att få tillgång till dessa.

Ett kandidatkonto kan skapas av dig via vår hemsida, eller av SJR på din uppmaning efter t.ex. telefonsamtal mellan dig och SJR:s personal.

Vi samlar in och behandlar personuppgifter:

  • Som du själv lämnar i samband med att du skapar konto (eller lämnar till SJR för att vi ska kunna skapa konto åt dig),
  • Som vi inhämtar från dig under den tid du har ett kandidatkonto, t.ex. uppgifter om karriärambitioner, personliga och sociala egenskaper, branscher du vill jobba inom, etc.

Med ett kandidatkonto får du löpande karriärtips, jobberbjudanden och nyheter skickade till dig via e-postutskick. Du kan under din egen profil välja att avregistrera dig för utskick per e-post.

Hur vi använder personuppgifterna i ditt kandidatkonto

Syfte med behandlingen Legal grund för behandlingen
Att tillhandahålla tjänsterna du begärt genom att skapa kandidatkonto, dvs. att ge dig möjlighet att söka och hitta arbete.

 

Nödvändigt för att uppfylla våra avtalsenliga åtaganden gentemot dig.
Att kunna kommunicera med dig (e-post, telefon) angående jobberbjudanden, nya karriärmöjligheter etc. och att kunna sköta administration i relation till dig.

 

Nödvändigt för att uppfylla våra avtalsenliga åtaganden gentemot dig.
Vi kan också komma att dela din ansökan och/eller CV med kunder som kan vara intresserade av din profil. Nödvändigt för att uppfylla våra avtalsenliga åtaganden gentemot dig.
Serviceförbättring och utveckling av våra tjänster och våra IT-system. Nödvändigt för vårt berättigade intresse att säkerställa att tjänsterna och våra system möter kandidaternas och våra kunders behov över tid.

 

 

Behandling av ytterligare personuppgifter under uppdrag/processer

När vi utför tjänster till dig kan vi komma att behandla ytterligare personuppgifter om dig i våra uppdrag och processer. Personuppgifter som kan komma från en annan källa än från dig personligen.

Syfte med behandlingen Legal grund för behandlingen
Inhämta tilläggsinformation från referenter. Nödvändigt för vårt berättigade intresse att säkerställa att kandidaten är lämplig för tjänsten eller uppdraget.

 

Genomföra personlighetstester och djupintervjuer Nödvändigt för vårt berättigade intresse att säkerställa att kandidaten är lämplig för tjänsten eller uppdraget.

 

Om du är slutkandidat i en process kan kreditupplysning komma att inhämtas om det finns anledning att göra en ekonomisk riskbedömning beträffande dig.

 

Nödvändigt för vårt berättigade intresse att säkerställa att kandidaten är lämplig för tjänsten eller uppdraget.
Om du är slutkandidat i en process kan bakgrundskontroller förekomma för att vi ska kunna bedöma din lämplighet för en tjänst som motiverar denna lämplighetskontroll. Nödvändigt för vårt berättigade intresse att säkerställa att kandidaten är lämplig för tjänsten eller uppdraget.

 

 

Behandling av personnummer

I möjligaste mån undviker vi att behandla personnummer. I vissa fall är det dock motiverat med hänsyn främst till att vi behöver ha en säker identifiering av kandidaten, t.ex. vid bakgrundskontroller och UC.

Vid anställning hos SJR

För det fall du blir anställd hos SJR, till exempel som konsult, kommer du att bli informerad om den ytterligare behandling av personuppgifter som kommer att ske under och i samband med din anställning.

 Vem vi delar med oss av dina personuppgifter till

Vi kan komma att dela med oss av dina personuppgifter till andra bolag inom SJR och våra leverantörer som tillhandahåller tjänster till oss, t.ex. leverantörer av drift och support av våra IT-system. I de fall leverantören är att betrakta såsom personuppgiftsbiträde till SJR är SJR fortsatt ansvarig för den behandling av dina personuppgifter som leverantören utför på SJR:s uppdrag och leverantören får inte använda personuppgifterna för andra ändamål än de vi anger. Delning av personuppgifter inom SJR eller till underleverantör sker för att uppfylla avtalet mellan oss, dvs. för att vi ska kunna tillhandahålla de överenskomna tjänsterna till dig.

När vi delar med oss av personuppgifter enligt ovan kan personuppgifter överföras till bolag såväl inom som utom EU/EES. All sådan överföring är baserad på gällande lag och om behandlingen görs utanför EU/EES kommer den vara föremål för lämpliga skyddsåtgärder i form av t.ex. EU-kommissionens modellklausuler för sådan överföring.

Personuppgifter om dig kommer också att delas med SJR:s kund(er) i de fall det behövs för att kunna utföra våra tjänster till dig, dvs. att hitta en anställning eller uthyrning för dig hos kund. Om vi lämnar dina personuppgifter till vår kund är kunden självständigt personuppgiftsansvarig för sin behandling av dina personuppgifter efter sådant mottagande från oss. Med hänsyn till din integritet överför SJR enbart dina personuppgifter till kund efter att vi haft en dialog med dig där du visat intresse för uppdraget i fråga.

Vi delar även dina personuppgifter med leverantörer som är självständigt personuppgiftsansvariga, t.ex. leverantörer av bakgrundskontroller. När dina personuppgifter delas med en leverantör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning.

 

Hur länge vi sparar dina personuppgifter

Du äger själv de uppgifter som finns registrerade på din profil och kan själv välja att radera delar av informationen eller hela ditt konto genom att välja funktionen Begär att ta bort min data under Inställningar. I och med att du raderar din profil försvinner all information som vi har om dig i vår kandidatdatabas.

Observera att det finns ett undantag till komplett radering; om du sökt ett jobb eller konsultuppdrag genom oss på SJR så behöver vi spara dina ansökningshandlingar i 24 månader efter avslutad konsult- eller rekryteringsprocess med hänvisning till Diskrimineringslagstiftningen. När 24 månader passerats raderas dina uppgifter.

Har du inte loggat in eller uppdaterat ditt konto under en tre (3) årsperiod kommer ditt konto automatiskt raderas.

Referenspersoner

I syfte att kunna genomföra väl underbyggda rekryterings- och konsulttillsättningsprocesser kommer SJR att behandla personuppgifter om dig som är referens. Vi använder den digitala tjänsten Refapp i vår referenstagning.

Vi behandlar ditt namn, ditt telefonnummer, din email, din IP-adress och de personuppgifter som berör dig i det omdöme du lämnar såsom referens åt en av våra kandidater. Denna personuppgiftsbehandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att säkerställa att kandidaten är lämplig för tjänsten eller uppdraget

Med hänsyn till din integritet har SJR som rutin att sammanfatta samtliga referenters utlåtande och anonymisera dessa i en referensrapport vilken skriftligen eller muntligen delges kund i aktuellt uppdrag. Dina personuppgifter sparas i 2 år efter det att den aktuella tjänsten tillsatts.

Kontaktperson hos kund

Att upprätthålla affärsrelationer med kunder är en viktig del av SJR:s verksamhet. SJR behandlar endast personuppgifter om kontaktpersoner hos kunder som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av våra tjänster samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer. Sådana personuppgifter är t.ex. namn, titel och kontaktuppgifter. För att kunna ingå och hantera avtal med våra kunder behandlar SJR, såsom personuppgiftsansvarig, personuppgifter tillhörande företrädare för kunden. Grunden för denna behandling är SJR:s berättigade intresse att ingå och fullfölja avtalet med kunden.

 

Som huvudregel sparar vi kunduppgifter för ändamålen som vi angett ovan så länge som kundförhållandet består och i upp till 12 månader därefter. Vi kan även komma att spara dessa uppgifter längre för vissa ändamål, exempelvis för bokföringsändamål. SJR kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i kundavtal samt uppgifter om affärshändelser under avtalstiden och därefter för tio år.

Dina personuppgifter kan komma att användas för marknadsföringsändamål. I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

Kontaktperson hos potentiell kund

Att upprätta affärsrelationer med nya kunder utgör en del av SJR:s kärnverksamhet. I syfte att kunna kontakta dig som företrädare för en potentiell kund för att erbjuda våra tjänster samlar SJR in personuppgifter om dig, såsom t.ex. namn, titel, e-postadress, telefonnummer och uppgift om tidigare arbetsgivare (om du varit kund tidigare). Uppgifterna, som vi samlar in via vår hemsida, interna nätverk, bolags hemsidor, offentliga register och sociala medier, lagras i vårt CRM-system med målet att SJR ska kunna upprätta en affärsrelation med det bolag som du representerar.

Behandlingen av dina personuppgifter stödjer sig på SJR:s berättigade intresse av att kunna upprätta affärsrelationer och utveckla våra tjänster.

SJR kommer att behandla dina personuppgifter till dess att de inte längre behövs för att uppfylla ovanstående ändamål eller till dess att du begär att inte längre finnas med i vårt CRM-system. Om en affärsrelation inte har utvecklats inom ett år från det att SJR tog den första kontakten och det inte längre pågår någon dialog kommer dina personuppgifter att raderas.

Kontaktperson hos leverantör

SJR behandlar endast personuppgifter om kontaktpersoner hos leverantörer som är nödvändiga för avtalsrelationen såsom t.ex. namn, titel och kontaktuppgifter. Grunden för denna behandling är bolagets berättigade intresse att ingå och fullfölja avtalet med leverantören. Som huvudregel sparar vi personuppgifterna så länge som avtalsförhållandet består. Men vi kan även komma att spara dessa uppgifter längre för vissa ändamål exempelvis för bokföringsändamål. SJR kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser under avtalstiden och därefter för tio år.

Användning av e-post

För att underlätta kommunikation och kunna kommunicera effektivt med våra kandidater, referenspersoner, kunder, leverantörer och övriga intressenter använder SJR e-post.
Behandling av personuppgifter i e-post sker med stöd av samtycke, avtal eller berättigat intresse.

Du bör inte skicka känsliga personuppgifter eller integritetskänsliga uppgifter till oss via e-post. Våra e-postkonton rensas regelbundet i enlighet med våra riktlinjer för e-post. Personuppgifter som förekommer i e-post kan komma att överföras till andra register och system inom SJR.

Skyddet för personuppgifter

SJR har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse.

SJR:s anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa SJR:s regler för dataskydd, informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

SJR som personuppgiftsbiträde

Det kan förekomma situationer där SJR, vid utförandet av vissa tjänster, inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde till SJR:s kund. Så är t.ex. fallet vad gäller tjänsterna Second Opinion och Teamutveckling.

När SJR behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av den personuppgiftsansvarige och SJR är då bundet av de instruktioner som SJR fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan SJR inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men SJR kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.

Dina rättigheter

Det är vår skyldighet att endast behandla personuppgifter som är korrekta, relevanta och nödvändiga med beaktande av våra legitima ändamål, och du har rätt att kontrollera att så sker.

Du har vissa rättigheter enligt dataskyddsförordningen när det gäller dina personuppgifter.

  • Rätt att återkalla samtycke– Du har rätt att återkalla ditt samtycke som du lämnat för behandling av personuppgifter. Ett återkallande av samtycke påverkar dock inte lagligheten av den behandling som ägde rum innan ditt samtycke återkallats.
  • Rätt till tillgång– Du har rätt att få information om vår behandling av dina personuppgifter. Sådan information ges genom denna Integritetspolicy. Du har även rätt att få tillgång till en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig, s.k. registerutdrag.
  • Rätt till rättelse– Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga uppgifter genom att tillhandahålla information.
  • Rätt till radering– Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta brukar kallas “rätten att bli bortglömd”. Rätten till radering är dock villkorad och en begäran kan lämnas utan åtgärd.
  • Rätt till begränsning– Under visa omständigheter har du rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Rätten till begränsning är dock villkorad och en begäran kan lämnas utan åtgärd.
  • Rätt till dataportabilitet– Du har rätt att få ut personuppgifter du lämnat till oss (eller begära överföring av uppgifterna direkt från oss till en ny personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt) i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
  • Rätt att invända– Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter om behandlingen grundar sig en intresseavvägning, om du inte anser att SJR har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifterna. Rätten att invända gäller också behandling av personuppgifter för direkt marknadsföring.

Läs gärna mer om rättigheterna här: https://www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/

Du har även rätt att när som helst inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att SJR behandlar dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Ändringar i denna Integritetspolicy

SJR förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i början av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webbplatsen. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar.